Excesso de prioridades, o que fazer?

Ha algum tempo atrás li um excelente artigo publicado por Christian Barbosa (especialista em gestão de tempo) onde o tema era priorização, após estudar um pouco sobre isso adaptei esse artigo na minha realidade e recomendo essas dicas a todos os coordenadores e gestores.


Muitas vezes nos deparamos com situações em que o número de prioridades extrapola a capacidade de execução de nossas atividades (agenda lotada , tarefas inacabadas e demandas que não param de chegar) após enfrentar inúmeras situações desse tipo aprendi alguns passos que me ajudam e muito na priorização de tarefas.
Primeiramente precisamos saber o tamanho do problema:

Listar todas as pendências ( reuniões agendadas, e-mails não lidos, tarefas em stand by , etc..) feito isso crie uma grande lista e coloque ao lado a duração prevista para o termino de cada uma delas.

Classifique suas atividades:

Tenha certeza que nem todas as tarefas são verdadeiras urgências , muitas delas poderão aguardar ou até mesmo podem ser canceladas ou delegadas. Feito isso você terá realmente as urgências significativas e assim você poderá classificá-las como Urgente, importante ou circunstancial.

Priorize e  que deve ser feito:

Como você já possui as reais urgências está na hora de priorizá-las . Coloque uma ordem numérica nas urgências que deverão ser resolvidas “primeiramente as de menor duração” e após isso priorize o restantes de suas urgências, como as urgentes já estão priorizadas agora está na hora de priorizar as importantes e circunstâncias

Visualize sua semana:

Como já priorizamos agora é hora de planejar, visualize a situação de sua agenda atual e da semana seguinte e encaixe suas prioridades seguindo a ordem ao decorrer desses dias . Nesse período “se possível” evite reuniões e seja assertivo, diga não para qualquer nova atividades circunstancial que possa aparecer, mantenha foco naquilo que deverá ser entregue e principalmente seja realista com você mesmo.

Negocie com seu superior e sua equipe

Apresente a seu chefe o plano de ação para resolver suas pendências e verifique quais delas podem ser delegadas a sua equipe “ é claro que a entrega é sua” então sempre acompanhe as atividades delegadas.

Finalmente...Tenha compromisso com você mesmo:

Para sair dessa situação terá que ser bastante comprometido com você mesmo, certamente terá que trabalhar um pouco mais, cancelar atividades pessoais, manter foco e principalmente ser assertivo, pois não há tempo a perder.

Vale lembrar que esses momentos de CAOS devem ser raros e passageiros em sua vida onde certamente exige um período maior de dedicação . O ideal é que depois desse tempo e da entrega das atividades tudo volte ao normal.

Um abraço